Para qué sirven las reuniones
La mayoría de profesionales considera el exceso de reuniones una rémora para la productividad, a pesar de que -algunas veces- pueden ayudar a tomar mejores decisiones. Por eso se piensa a menudo sobre “gestión de reuniones”. Las premisas básicas son conocidas: decir claramente qué se quiere lograr; convocar a las personas adecuadas; enviar previamente material de trabajo; tener una agenda y seguirla; enviar conclusiones, incluyendo decisiones y acciones clave. Desde McKinsey destacaban recientemente algunas claves que pueden resumirse en tres preguntas:
- ¿Son realmente necesarias?
- ¿Para qué las queremos? ¿Para compartir información? ¿Debatir? ¿Decidir? Hay que decirlo claramente.
- ¿Qué papel tiene cada persona que participa?
Sorprendentemente, casi nadie cumple esas condiciones: nos gusta quejarnos de las reuniones, pero las seguimos convocando y dirigiendo igual de mal…Y es que, en el fondo, las reuniones nos encantan. Hay motivos para ello: reunirse fomenta la interacción social; a nadie le gusta trabajar solo; queremos ser parte de una comunidad, estar informados y recibir noticias de otras áreas. A menudo, las reuniones pueden aportar “status”: pensamos que se valoran nuestras opiniones y somos parte en las decisiones. En cualquier caso, como mínimo, cada reunión es una oportunidad de hacer equipo que no podemos dejar pasar.
No es seguro que reunirse sea siempre la mejor opción. Pero las reuniones vuelven porque pueden ayudar a avanzar…Quejarnos de que son demasiadas e improductivas no mejorará las cosas. Parece más conveniente trabajar para aumentar su eficacia e impacto positivo. En otras palabras, es necesario esforzarse para que las reuniones en que participamos sean mejores. Los proyectos que tenemos en marcha y la calidad de las relaciones que tenemos en el trabajo lo agradecerán.
